Goda samtal i en globaliserad värld

Vi svenskar är nog världsmästare i att hålla många möten under en helt vanlig arbetsvecka. Och inte bara i arbetslivet, vi har också ofta långa möten med t ex bostadsrättsföreningen eller fotbollsklubben. Den svenska konsensuskulturen är mycket stark, och vi gillar att samtala och vara helt överens innan beslut fattas. Fördelarna kan förstås vara ett stort engagemang och demokratiskt medbestämmande. Men nackdelarna, och framför allt förslag på hur man kan åtgärda dem, vill vi gärna prata lite mer om här.

Fysiska möten

Vi verkar som sagt ha en viss övertro på möten i det svenska arbetslivet. Fysiska möten kan förstås vara ett effektivt sätt att kommunicera, och är antagligen det bästa sättet att samtala och nå fram med ett budskap, och det kan också bidra till en god gruppdynamik.

Motiverade och väl förberedda möten kan alltså vara en stor tillgång, de kan ge engagemang och energi, och deltagarna kan gå från mötet med en känsla av att de har bidragit med något. Bra möten är ganska lätta att ordna om man bara har beslutat sig för ett tydligt och välmotiverat upplägg. Det absolut viktigaste är att veta varför deltagarna ska träffas, vilka ämnen som ska behandlas på mötet och framför allt, vad som ska uppnås. 

Det finns ett stort behov av att effektivisera våra möten. Nackdelen med många möten är att ett fysiskt möte är mycket tidskritiskt. Ett möte med tio mötesdeltagare som varar i 90 minuter, tar ju inte bara en och en halv timme, utan kostar organisationen hela 15 timmar. Och detta exklusive eventuell restid, förberedelsetid och efterarbete. Tid som säkert i många fall kan användas till något bättre och viktigare.

Vi känner alla igen stressen när man är sen till ett viktigt möte.

Om man inviterar till möten som ofta upplevs som meningslösa eller onödiga, så är det inte bara ett stort slöseri med värdefull tid, det skapar också frustration och stress. Det händer ofta att mötesdeltagare inte ens vet varför de ska träffas. Många har ett högt arbetstempo och tänker inte på varför man egentligen ska till ett möte. Det är bara en självklar del av ens vardag, utan att man ifrågasätter det.

Har man inte ett tydligt kommunicerat syfte, så släntrar folk in på mötet utan att veta vad som ska hända, eller vad som förväntas av dem som deltagare. Risken är stor att man bara snackar ofokuserat, eller att man diskuterar samma sak som förra gången. Vissa deltagare kanske inte ens borde vara där, de har ingenting att tillföra och får inte ut någonting av mötet själva. Då börjar de hålla på med annat istället, vilket ofta smittar av sig på de andra deltagarna.

Distansmöten

Vi lever i en allt med globaliserad värld, och det kan märkas ända ner i minsta lilla arbetsgrupp i en stor organisation. Man samarbetar med organisationer i andra länder, söker specialistkompetens utanför landets gränser, och har kanske lagt ut delar av sin administration eller kundservice i ett annat land, där både arbetskraften och lokalerna är mycket billigare. Många företag tillåter, eller till och med uppmuntrar, hemmaarbetsplatser för sina medarbetare, för att spara in på lokaler och andra faciliteter. I tider av ekonomisk nedgång har många företag och organisationer dragit ner på resandet och istället blivit bättre på använda sig av tekniska hjälpmedel för exempelvis Skype-samtal och videomöten. Och man har insett att det fungerar alldeles utmärkt. Så bra att man ibland ser bordsgrannar sitta med headset och prata med varandra över Skype.

Med t ex Skype kan man delta i möten både på kontoret, hemma eller till och med i bilen. Den stora utmaningen är ljudkvalitet och bakgrundsljud. Ett professionellt brusreducerande headset, som fångar din röst men filtrerar bort alla bakgrundsljud, hjälper dig att bli hörd och hålla fokus, även under ett längre telefonmöte.

Men för att distansmöten ska kunna ersätta riktiga fysiska möten, ställs höga krav på en välfungerande teknik. Och nu vill vi äntligen nämna elefanten mitt i rummet; konferenstelefonen! En knytpunkt för kommunikation mellan projektdeltagare över hela världen, distribuerade arbetsteam, utlokaliserade medarbetare, kunder och leverantörer. Moderna företag som är beroende av konferenssamtal för att hålla virtuella möten, behöver något som är lite mer sofistikerat än bara en högtalartelefon. Alla ska kunna vara med, och bli hörda, med en välfungerande professionell konferenstelefon.

”A conference call in real life.” Det är som sagt viktigt att tekniken fungerar.

Professionella virtuella möten med hjälp av modern teknik

Vi har hittat en ny favorit bland helhetslösningar, som täcker alla behov, och den kommer från Polycom. Polycom RealPresence Trio 8800 Collaboration Kit är en komplett kommunikationshub som gör det smidigt och enkelt för dig och dina kolleger att hålla virtuella möten av hög kvalitet. Den gör det dessutom enkelt att visa en presentation eller dela ditt skrivbord på en stor skärm.

Paketet består av Trio 8800 konferenstelefon, RealPresence Visual+ box, samt en Logitech C930e webbkamera. Det kan användas för både röst- och videosamtal. Det är lättanvänt och effektivt, och designen är dessutom snygg och diskret. Trio 8800 kan du använda som en fristående konferenstelefon, helt utan behov av några andra delar. Den kan kopplas direkt till din softphone-lösning, och du är igång. Den är certifierad för bl a Skype for Business, Lync, Cisco Jabber och Fuze. (Läs mer om vad Skype for Business-certifiering innebär här.)

Och vill du hålla videokonferenser använder du den lilla medföljande Visual+ boxen som du ansluter till en bildskärm - vilken skärm som helst med en HDMI-port fungerar. Till denna kopplar du en vanlig webbkamera, som också ingår i detta kompletta kit. Den kan enkelt monteras ovanpå en skärm, och med en vinkel på 90 grader kan den riktas mot bordet och alla kommer med i bilden, även om man sitter utspritt. Vips så har du satt upp en fullfjädrad videokonferens, där ni ser och hör varandra, och kan titta på samma skärmbild, i dator eller på stor skärm. Alla dessa delar kan också köpas var för sig, utifrån dina behov.

Polycom Trio 8800. Allt du behöver för professionella virtuella möten.

Enkelt och intuitivt för alla medarbetare

Så hur fungerar Trio 8800 i praktiken, i konferensrummet? Bara sätt kontakten i vägguttaget, anslut till ett VoIP-klientsystem och du är redo att börja kommunicera! På touch-skärmen väljer du att logga in på t ex Skype, med din egen profil eller en dedikerad profil för själva telefonen. Du kan sen välja kontakter i din kontaktlista, och ringa upp direkt från enheten.

När ett samtal pågår lyser en grön lampa på mikrofonen för att visa att den är igång. Varje arm på enheten och varje mikrofon har en knapp som kan användas för att lägga på, och lamporna lyser då rött.
Med plus- och minusknapparna till höger om pekskärmen kan du justera högtalarvolymen. Skärmen är ljus och tydlig med intuitiva knappar, så att du snabbt kan ringa, komma åt kontakter och visa samtalshistorik. Du kan också komma åt röstmeddelanden oavsett vilken plattform du är ansluten till, samt ändra inställningarna för Bluetooth och nätverk.

Polycom är kända för att leverera produkter av hög kvalitet, och Trio är inget undantag. Högtalaren är utmärkt och återger ett klart och tydligt ljud i HD-kvalitet, och eftersom den har Bluetooth är det enkelt att använda den för att spela upp musik från din dator eller mobiltelefon. Ljudkvaliteten är verkligen imponerande, med fyllig bas och spröd diskant.

Mikrofonerna täcker 360 grader och når upp till sex meter, så alla röster i lokalen fångas upp och hörs klart och tydligt. Du kan dessutom utöka mötet genom att lägga till fler mikrofoner, så att en ännu större grupp deltagare i ett större rum kan vara med. För med en så god samtalsupplevelse vill alla delta.  

Trio har också en smart inbyggd NoiseBlock-teknik, som gör att mikrofonerna automatiskt blockerar bakgrundsljud, t ex om någon plötsligt slamrar med en kaffekopp, öppnar en dörr eller om en tutande bil passerar utanför fönstret. Detta bidrar till att minimera störningar och ökar fokus på samtalet.

Paketlösningen med Polycom Trio 8800 är kanske inte billig, men är ett väldigt användbart och kraftfullt affärsverktyg som erbjuder allt du kan önska dig för riktigt bra konferenssamtal och virtuella möten.  Så det är en investering väl värt pengarna, och med minskade reskostnader och sparad tid kan du snabbt räkna hem varenda krona.

En enklare och mer mobil lösning för det lilla mötet

Men kanske har du bara behov av en enklare och mer mobil konferenstelefon för röstsamtal, där du t ex kan dela dina mobilsamtal med flera personer? Då passar kanske Polycom Voxbox bäst för dig. VoxBox är en superkompakt speakerphone, som är lätt och smidig att ta med när du är på språng, och med både USB och Bluetooth kopplar du den enkelt och snabbt till t ex din mobiltelefon. Du behöver inte installera någon programvara, bara koppla in och sätt igång. Den lilla lådan innehåller hela 4 mikrofoner, så dina kolleger behöver inte luta sig fram för att höras, och ni kommer att uppleva Polycoms legendariska ljudkvalitet. HD Voice bidrar till att återge alla röster klart och tydligt, och NoiceBlock skyddar ert samtal från störande ljud i stökiga omgivningar.

Polycom Voxbox, flexibel och mobil konferenstelefon för mindre telefonmöten.

Oavsett hur dina behov ser ut, så har Polycom en uppsättning som passar för just dig och din organisation. Skalbarheten och flexibiliteten är, tillsammans med den välkända höga ljudkvaliteten, deras starkaste sida, och ett fikarum eller en lobby kan enkelt förvandlas till ett mötesrum, och ett försenat tåg behöver inte hindra dig från att koppla upp dig mot ett viktigt möte i tid. 

Flera möjligheter till goda virtuella möten, från Polycom.

Några tips för effektiva möten

Oavsett om du kallar till ett fysiskt eller virtuellt möte, eller en kombination, så finns det några bra tumregler för att göra mötet så effektivt som möjligt.

1. Tydlig agenda innan mötet

En fastslagen agenda bör alltid distribueras till alla deltagare i god tid före mötet. Detta för att deltagarna ska ha möjlighet att förbereda sig innan mötet. Agendan ska tydligt visa vad mötet går ut på, vad som ska diskuteras och vilka beslut som eventuellt ska fattas, samt vad som förväntas av den kallade. På så sätt kan man också undvika att deltagare förbereder sig och t ex läser beslutsunderlag först under själva mötet, och därmed inte lyssnar till de föregående punkterna på agendan.

2. Förberedelse av teknik

Om du skall hålla ett möte med tekniska hjälpmedel, se till att tekniken fungerar i god tid innan mötet startar. Utgå aldrig ifrån att någonting bara fungerar av sig självt. Ska du presentera t ex en powerpoint på en stor skärm, se till att testa kopplingen mellan dator och projektor, och ligger presentationen på ett nätverk, testa nätverksförbindelsen eller allra helst, spara lokalt för att vara säker på att du har åtkomst till den. Säkra strömförsörjning och eventuellt ljud. Kommer en eller flera av de inkallade att delta på distans? Testa kommunikationen innan mötet, och ring gärna om möjligt upp deltagarna innan mötet börjar, och sätt på stand-by, så är du säker på att kontakten är etablerad när mötet startar.      

3. Dokumentera beslut

På möten är det ofta någon som får uppgiften att ta anteckningar. Dels för att komma ihåg vad som sagts och beslutats, och dels för att kollegor som inte är närvarande ska få veta vad mötet handlat om. Det kan vara tryggt att gå tillbaka till för att försäkra sig om att man inte missat viktig information. Att ta anteckningar kan kännas som en betungande uppgift, men genom några enkla knep går det lättare. I många organisationer innehåller mötesanteckningarna snarare för mycket information än för lite. Här gäller tumregeln ”less is more”. I princip bör bara beslut och delegeringar dokumenteras, kort sagt allt som kräver uppföljning. Det blir extra överskådligt om man kopplar alla beslut till punkterna på den ursprungliga agendan, för att också tydligt kunna se vad man tagit upp och vilket resultat det gav. På så vis kan ju anteckningarna vara halvfärdiga redan innan mötet. Många har nog upplevt hur hastigt nedtecknade anteckningar från jobbmöten blivit svårtolkade kråkfötter. Och hur svårt det kan vara att sålla. Men med smart teknik går det betydligt lättare. Använd t ex en diktafon och spela in mötet, så kan du enkelt lyssna igenom och protokollföra efteråt. Du kan då dessutom bättre följa med i samtalet under mötet, utan att sitta med pennan eller tangentbordet. Men gå alltid igenom anteckningarna direkt efter mötet, eller i alla fall samma dag. Det sparar mycket tid att ha mötet färskt i minnet när det ska dokumenteras.

4. Avsluta i tid

De flesta har en stressad arbetsdag och en tid att passa efter mötet. Ta för vana att insistera på att mötet fokuserar på agendan och avslutas i tid. Att låta ett möte ”ta den tid det tar” och ha mötesdeltagare som egentligen vill/bör vara någon annanstans, blir en förlust för alla. Avsluta hellre i tid, och kalla till ett extra möte för att avklara det sista. Eller ännu hellre; se efter om det inte är möjligt att bara stämma av resterande delar av agendan via t ex ett uppföljande mail eller ett telefonsamtal. 

Så, nu är det bara att sätta igång och skapa en tydlig agenda för nästa möte! Men, den första frågan du bör ställa dig är kanske om mötet ens behövs? Om det gör det; fundera över tidsåtgång och kostnader, och se om det inte kan löna sig att hålla ett distansmöte. Tekniken finns, och kan kanske vara en värdefull investering i din organisation. Väl mött!

Läs mer om eller köp Polycom VoxBox här. 

Vill du läsa mer om vad vi har att erbjuda för konferenssamtal? Klicka här.